A presente Política de Privacidade descreve como a BeSolution Engenharia, Lda., que opera sob a marca BeVantai («BeVantai», «nós»), trata dados pessoais no âmbito do site bevantai.com, da demonstração pública do concierge e dos concierges virtuais que fornece aos seus clientes, incluindo os disponibilizados através do WhatsApp. Aplica-se aos visitantes do site, às pessoas que falam com um concierge e aos representantes dos alojamentos que contratam o serviço.
1. Responsável pelo tratamento e contactos
A entidade responsável pelo site, pela demonstração pública e pela prestação do serviço é a BeSolution Engenharia, Lda., sociedade por quotas com o NIPC 507295951 e sede na Rua Soar de Cima, n.º 21, Largo Almeida Moreira, 3500-211 Viseu, Portugal.
Qualquer pedido, questão ou reclamação relativa a dados pessoais pode ser dirigida a privacy@bevantai.com. Respondemos no prazo máximo de 30 dias.
2. Definições
- «Serviço»: o conjunto formado pelo site bevantai.com, pela demonstração pública do concierge e pelos concierges virtuais fornecidos aos Clientes, bem como pelo painel de gestão que os acompanha.
- «Concierge»: o assistente virtual que responde por escrito, com recurso a um modelo de linguagem, às perguntas de quem contacta um alojamento, num site, numa janela de chat integrada, num domínio próprio ou no WhatsApp.
- «Cliente»: o alojamento local, guesthouse, hotel ou outra entidade que contrata o Serviço à BeVantai.
- «Utilizador»: a pessoa que fala com um Concierge ou com a demonstração pública, seja ou não hóspede do Cliente.
- «Dados do Cliente»: os dados pessoais tratados pela BeVantai por conta de um Cliente, em especial o conteúdo das conversas dos seus Utilizadores.
- «Subcontratante»: a entidade que trata dados pessoais por conta e segundo as instruções de um responsável pelo tratamento, nos termos do artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 («RGPD»).
3. Âmbito e papéis
A qualificação da BeVantai depende do contexto em que os dados são tratados:
| Contexto | Responsável pelo tratamento | Papel da BeVantai |
|---|---|---|
| Visita ao site bevantai.com, pedidos enviados pelo formulário do site e conversa com a demonstração pública do Concierge | BeVantai | Responsável pelo tratamento |
| Conversa com o Concierge de um Cliente, no site do Cliente, numa janela de chat integrada, num domínio próprio ou no WhatsApp | O Cliente | Subcontratante: trata os dados por conta e segundo as instruções do Cliente, ao abrigo de um acordo de subcontratação que integra o contrato de cada Cliente |
| Dados dos representantes e utilizadores do painel dos Clientes | BeVantai | Responsável pelo tratamento |
Nos casos em que a BeVantai atua como Subcontratante, os pedidos de exercício de direitos pertencem ao Cliente. O Utilizador pode, ainda assim, dirigi-los à BeVantai, que os encaminha para o Cliente e colabora no seu cumprimento.
4. Dados pessoais que tratamos
A BeVantai trata as seguintes categorias de dados pessoais:
| Categoria | Dados | Origem |
|---|---|---|
| Conteúdo das conversas | As mensagens escritas pelo Utilizador e as respostas do Concierge. | Utilizador |
| Dados técnicos da conversa | Data e hora de cada mensagem; um identificador aleatório de sessão gerado no navegador, que serve apenas para manter o fio da conversa e não identifica o Utilizador nem o segue entre sites; o idioma detetado; o tempo de resposta e o consumo do modelo de linguagem. | Gerados pelo Serviço |
| Dados derivados | Uma categoria, um resumo, os temas da conversa, as perguntas que ficaram sem resposta e a indicação de se o pedido ficou resolvido, gerados por inteligência artificial no fim da conversa, sem dados pessoais nos rótulos. | Gerados pelo Serviço |
| Dados de contacto do Utilizador | Um endereço de email ou um número de telefone, pedidos apenas quando o Utilizador solicita que a equipa do Cliente lhe responda mais tarde. | Utilizador |
| Dados de voz | Nos Concierges em que o Cliente ativou o ditado, o áudio captado quando o Utilizador toca no microfone, convertido em texto por um serviço de reconhecimento de voz na União Europeia. O áudio não é conservado nem usado para identificar o Utilizador. | Utilizador |
| Dados do WhatsApp | O número de telefone, o identificador atribuído pela Meta e o nome do perfil de WhatsApp do Utilizador, recebidos com cada mensagem. Se o Utilizador usar um nome de utilizador do WhatsApp, a Meta pode enviar o identificador e esse nome sem o número. | Plataforma WhatsApp Business |
| Pedidos pelo site | O nome, o contacto (email ou telefone), a mensagem e, se for indicado, o site do alojamento, enviados no formulário de pedido de proposta do site bevantai.com. | Quem envia o pedido |
| Dados dos Clientes | A informação do alojamento e os contactos profissionais prestados no formulário de levantamento; as contas do painel, com nome, endereço de email e palavra-passe; o registo das ações realizadas no painel, com a data e o endereço IP. | Cliente |
| Dados da ligação ao WhatsApp | Quando um Cliente liga o Concierge ao WhatsApp da sua empresa, os identificadores da conta WhatsApp Business, do número de telefone e do portefólio empresarial, o nome com que a empresa aparece no WhatsApp, uma chave de acesso e, nos números que a BeVantai regista na plataforma da Meta, o código de verificação em dois passos. | Meta, com autorização do Cliente |
| Endereço IP do Utilizador | Usado momentaneamente para limitar utilizações abusivas. Não é conservado com a conversa; fica apenas nos registos técnicos de acesso da infraestrutura e da rede. | Ligação do Utilizador |
No chat de um site não é pedida qualquer identificação para falar com o Concierge. Se o Utilizador escrever dados pessoais no decurso da conversa, estes ficam guardados no conteúdo dessa conversa, como qualquer outra frase.
O Concierge lê apenas texto. Fotografias, áudios, localizações e outros ficheiros enviados pelo WhatsApp não são abertos nem conservados; fica registado apenas o tipo de mensagem, e o Concierge convida o Utilizador a escrever.
5. Concierge no WhatsApp
Nos alojamentos que ligaram o Concierge ao WhatsApp, o Utilizador pode falar com ele através desse canal. Aplica-se tudo o que consta desta Política, com as seguintes especificidades:
- O número de telefone, o identificador atribuído pela Meta e o nome do perfil de WhatsApp do Utilizador chegam à BeVantai com cada mensagem, por funcionamento da própria plataforma. São guardados com a conversa, para que a resposta seja entregue no mesmo fio, e não são usados para qualquer outra finalidade.
- As mensagens são transmitidas pela plataforma WhatsApp Business, operada pela Meta, que as entrega por conta do Cliente e as conserva no máximo 30 dias para esse efeito.
- A equipa do Cliente pode ler a conversa e responder ao Utilizador na aplicação WhatsApp Business do mesmo número. Enquanto a equipa estiver a responder, o Concierge não intervém.
- Quando o Cliente liga um número que continua na aplicação WhatsApp Business, a BeVantai não guarda o histórico de conversas nem os contactos dessa aplicação.
- O Concierge escreve apenas em resposta a uma mensagem do Utilizador. Não envia comunicações comerciais nem inicia conversas. Para deixar de o usar basta não escrever ou bloquear o número na própria aplicação WhatsApp.
- A utilização do WhatsApp continua sujeita aos termos e à política de privacidade do próprio WhatsApp.
6. Finalidades e bases legais
Tratamos os dados pessoais para as finalidades e com os fundamentos seguintes:
| Finalidade | Dados | Base legal |
|---|---|---|
| Responder ao Utilizador | Conteúdo das conversas, dados técnicos, dados do WhatsApp | Interesse legítimo do Cliente em responder a quem o contacta e em prestar um bom serviço (artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD) e, quando o Utilizador é hóspede, execução do contrato de alojamento (alínea b)) |
| Disponibilizar ao Cliente as conversas dos seus Utilizadores, no painel | Conteúdo das conversas, dados derivados | Interesse legítimo do Cliente e execução do contrato de alojamento |
| Produzir estatísticas e resumos que ajudem o Cliente a melhorar o atendimento e a informação que presta | Dados derivados | Interesse legítimo do Cliente |
| Calcular o custo do Serviço e faturá-lo ao Cliente | Tempo de resposta e consumo do modelo de linguagem | Execução do contrato com o Cliente (alínea b)) |
| Manter o Serviço seguro e prevenir abusos | Endereço IP, registo de ações no painel | Interesse legítimo da BeVantai e dos Clientes na segurança do Serviço (alínea f)) |
| Apresentar e melhorar o produto no site e na demonstração pública | Conteúdo das conversas da demonstração, dados técnicos | Interesse legítimo da BeVantai (alínea f)) |
| Converter o ditado em texto | Dados de voz | Consentimento do Utilizador, dado ao tocar no microfone e confirmar o aviso que o explica (alínea a)); pode ser recusado ou retirado a qualquer momento, continuando a conversa por escrito |
| Responder a pedidos de proposta e de contacto feitos no site | Pedidos pelo site | Diligências pré-contratuais a pedido do titular (alínea b)) e interesse legítimo da BeVantai em responder a quem a contacta (alínea f)) |
| Gerir a relação contratual com os Clientes | Dados dos Clientes, dados da ligação ao WhatsApp | Execução do contrato (alínea b)) e cumprimento de obrigações legais, nomeadamente fiscais (alínea c)) |
No WhatsApp, a conversa inicia-se sempre por iniciativa do Utilizador, e aplicam-se as mesmas bases legais.
A BeVantai não vende dados pessoais, não os usa para publicidade e não usa as conversas para treinar nem para melhorar modelos de inteligência artificial. O Serviço não toma decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente o Utilizador.
7. Destinatários e subcontratantes
Os dados pessoais são tratados por categorias de prestadores de serviços que atuam como subcontratantes da BeVantai, sob instruções contratuais e com obrigações de confidencialidade e segurança, cada um limitado ao que a sua função exige. A lista atualizada dessas categorias, com a função, o local de tratamento e o mecanismo de transferência de cada uma, está publicada na página Subcontratantes, que integra esta Política.
Em resumo, os dados podem ser tratados por:
- Um fornecedor de modelos de inteligência artificial, estabelecido nos Estados Unidos, que gera as respostas e os resumos a partir das mensagens da conversa. Quando a pesquisa web está ativa nesse Concierge, a pergunta pode ser usada para pesquisar na internet.
- A Amazon Web Services (AWS), cuja infraestrutura aloja a aplicação e a base de dados na região de Frankfurt, Alemanha, na União Europeia.
- Um serviço de reconhecimento de voz, com tratamento na União Europeia, apenas nos Concierges com ditado ativo e apenas quando o Utilizador o usa.
- A Meta, através da plataforma WhatsApp Business, apenas nas conversas pelo WhatsApp, que entrega as mensagens entre o Utilizador e o Concierge por conta do Cliente.
- Prestadores de serviços técnicos que mantêm o Serviço a funcionar: rede e proteção contra ataques, envio de email e alertas operacionais à equipa da BeVantai.
- O Cliente a que a conversa se dirige, que acede às conversas dos seus Utilizadores no painel e, no WhatsApp, também na aplicação WhatsApp Business do seu número.
Não partilhamos dados pessoais com redes de publicidade nem com corretores de dados. Podemos divulgar dados pessoais quando a lei o exija ou quando tal seja necessário para responder a um pedido legítimo de uma autoridade.
8. Transferências internacionais
Os dados pessoais são alojados na União Europeia. O processamento pelo modelo de linguagem ocorre nos Estados Unidos, o que constitui uma transferência internacional. Nas conversas pelo WhatsApp, a Meta pode igualmente tratar as mensagens fora da União Europeia, e o mesmo pode acontecer com alguns prestadores de serviços técnicos. O reconhecimento de voz do ditado ocorre na União Europeia e o áudio não sai dela.
Estas transferências assentam nos mecanismos previstos no Capítulo V do RGPD: a decisão de adequação da Comissão Europeia de 10 de julho de 2023 relativa ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e as cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia, complementadas pelas medidas suplementares que se mostrem necessárias.
A decisão de adequação em vigor é a terceira celebrada entre a União Europeia e os Estados Unidos; as anteriores, o Porto Seguro e o Escudo de Privacidade, foram invalidadas pelo Tribunal de Justiça da União Europeia em 2015 e em 2020. Se a atual vier a ser invalidada, as transferências passam a assentar exclusivamente nas cláusulas contratuais-tipo e nas medidas suplementares então exigidas.
9. Prazos de conservação
Conservamos os dados pessoais apenas durante o tempo necessário às finalidades para que foram recolhidos:
| Dados | Prazo de conservação |
|---|---|
| Conversas com o Concierge, incluindo, no WhatsApp, o número de telefone, o identificador atribuído pela Meta e o nome do perfil | 24 meses a contar da última mensagem. Findo o prazo, são eliminadas automaticamente. |
| Dados de contacto pedidos para resposta posterior da equipa do Cliente | Conservados com a conversa a que respeitam. |
| Mensagens do WhatsApp na plataforma da Meta | No máximo 30 dias, pela Meta. As cópias que ficam no WhatsApp do Utilizador e na aplicação do Cliente não dependem da BeVantai. |
| Áudio do ditado | Não é conservado; apenas o texto resultante fica na conversa. |
| Endereço IP do Utilizador | Não é conservado com a conversa; é usado momentaneamente para limitar abusos. Os registos técnicos de acesso da infraestrutura e da rede, que incluem o endereço IP, são conservados por esses prestadores durante um período curto, no máximo 30 dias, para segurança e diagnóstico. |
| Pedidos enviados pelo formulário do site | Até 24 meses a contar da receção. Se o pedido der origem a um contrato, os dados passam a seguir os prazos dos dados dos Clientes. |
| Dados do formulário de levantamento e contas do painel | Enquanto durar a relação contratual com o Cliente. |
| Registo de ações no painel | 24 meses. |
| Dados da ligação de um Cliente ao WhatsApp | Enquanto a ligação estiver ativa. São eliminados até 30 dias depois de o Cliente a desligar ou de cessar o Serviço. |
| Faturas e registos contabilísticos | Pelo prazo exigido pela legislação fiscal. |
10. Segurança
A BeVantai adota medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, nomeadamente: cifra de todo o tráfego em trânsito; controlo de acessos, com cada Cliente isolado dos restantes e com o acesso às conversas restrito ao Cliente a que pertencem e aos membros da equipa da BeVantai que dele necessitam para operar o Serviço; palavras-passe sujeitas a requisitos mínimos de robustez; registo das ações realizadas no painel; e limites de utilização que travam acessos abusivos.
11. Direitos dos titulares
Nos termos do RGPD, o titular dos dados tem direito a aceder aos seus dados pessoais, a obter a sua retificação ou o seu apagamento, a limitar o tratamento ou a opor-se a ele, a receber os dados num formato estruturado e de uso corrente, e a retirar o consentimento que tenha prestado, sem comprometer a licitude do tratamento anterior.
Para exercer qualquer destes direitos, basta escrever para privacy@bevantai.com. Respondemos no prazo máximo de 30 dias. Se a conversa foi com o Concierge de um Cliente, o pedido pertence a esse Cliente; o Utilizador pode, ainda assim, dirigi-lo à BeVantai, que o encaminha e colabora no seu cumprimento.
O titular tem igualmente o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo competente, em Portugal a Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).
12. Como pedir o apagamento dos seus dados
O titular pode pedir, a qualquer momento, o apagamento de uma conversa e dos dados que a acompanham, incluindo, no WhatsApp, o número de telefone, o identificador atribuído pela Meta e o nome do perfil. Para tal, deve escrever para privacy@bevantai.com e indicar:
- Se a conversa foi pelo WhatsApp: o número ou o nome de utilizador de onde escreveu e o alojamento. A BeVantai pode pedir a confirmação de que o número ou o nome de utilizador pertence ao requerente.
- Se a conversa foi no chat de um site: o alojamento, o dia e uma frase da conversa. Como o Utilizador não é identificado, é esta a forma de a localizar.
- Se o requerente é Cliente: o que pretende apagar (a conta, o formulário ou a ligação ao WhatsApp). O Cliente pode também retirar o acesso da BeVantai nas definições da sua conta empresarial da Meta; a partir desse momento, a BeVantai deixa de receber e de enviar mensagens por esse número.
O apagamento é concluído no prazo máximo de 30 dias, com exceção dos dados que a lei obriga a conservar, como as faturas, e é confirmado por escrito. Se a conversa foi com o Concierge de um Cliente, o pedido é tratado em conjunto com esse Cliente, que é o responsável pelos dados. O apagamento pela BeVantai não elimina as cópias que ficam no WhatsApp do Utilizador nem na aplicação do Cliente.
13. Cookies e armazenamento local
O Serviço não usa cookies de publicidade nem tecnologias de seguimento entre sites.
- No chat, o navegador do Utilizador pode guardar um identificador aleatório de conversa e as mensagens recentes, para que o fio da conversa se mantenha entre páginas; no site, guarda a língua escolhida; se o Utilizador usar o ditado, guarda ainda a indicação de que já viu o aviso do microfone. Estes dados podem ser removidos limpando os dados do site no navegador. A permissão do microfone é gerida pelo próprio navegador, onde pode ser retirada a qualquer momento.
- Nas áreas autenticadas, o painel do Cliente e o formulário de levantamento, é usado um cookie de sessão, estritamente necessário para manter a sessão iniciada.
14. Menores
O Serviço destina-se a quem contacta um alojamento e não é dirigido a crianças. A BeVantai não recolhe intencionalmente dados pessoais de menores de 16 anos.
15. Alterações a esta Política
A BeVantai pode atualizar esta Política para refletir alterações no Serviço ou na legislação aplicável. A versão em vigor é a publicada nesta página, com a data indicada no topo. As alterações relevantes são comunicadas aos Clientes.
16. Versões linguísticas
Esta Política está disponível em português, inglês e espanhol. Em caso de divergência entre as versões, prevalece a versão portuguesa.
Dúvidas sobre esta página? info@bevantai.com
Ver também: Termos e Condições · Subcontratantes